POSO | PRIVACY REGLEMENT

gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer

In dit reglement wordt vastgelegd hoe het bestuur van de Stichting POSO omgaat met de aan haar verstrekte persoonsgegevens.

Begrippen:

1. Het bestuur zijn de mensen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

2. Vrijwilligers zijn allen die via een vrijwilligersovereenkomst aangesloten zijn bij de POSO.

3. Onder persoonsgegevens wordt verstaan, achternaam, voornaam, geboortedatum, adres, e-mailadres en telefoonnummer.

4. Onder stichting wordt verstaan de Stichting POSO zoals omschreven in de Statuten.

5. Inschrijfformulier is de vrijwilligersovereenkomst met de POSO.

6. Huishoudelijke Reglement is het reglement zoals door het bestuur is opgesteld.

7. Bewaartermijn bij de secretaris is maximaal één kalenderjaar in verband met archivering voor het opmaken van het jaarverslag. [Art. 5.1.b, art. 89]

 

Persoonsgegevens:

De persoonsgegevens worden op een vaste computer beheert door de secretaris en penningmeester. Zij hebben daartoe een Excel bestand gemaakt. Zij zullen de gegevens verwerken en aanpassen.

In dit bestand zijn de onder punt 3 verstrekte gegevens verwerkt en opgeslagen.

Deze gegevens zijn nodig voor het goed kunnen besturen van genoemde vereniging, namelijk wie men is, geboortedatum in verband met het bijhouden lief en leed van de vrijwilliger, het adres voor bezoeken, het e-mailadres voor correspondentie en het telefoonnummer voor afspraken te kunnen maken.

Van dit bestand wordt steeds een back-up gemaakt op een externe vaste schijf, welke is gekoppeld aan de computer.

De persoonsgegevens worden NIET verspreid aan derden en eigen leden.

De persoonsgegevens worden gedeeld met de bestuursleden.

De persoonsgegevens zullen nooit op een stick worden gezet, vanwege het gevaar van verlies.

De persoonsgegevens blijven bewaard zolang de persoon lid is van de vereniging.

Zodra de vrijwilliger zijn/haar vrijwilligerswerk heeft beëindigd zullen de persoonsgegevens na een kalenderjaar worden verwijderd uit het systeem van de secretaris en penningmeester.

Bij de overige bestuursleden worden deze gegevens direct verwijderd, voor zover zij deze gegevens in hun bezit hebben.

Als de vrijwilliger om zijn gegevens vraagt, zullen deze gegevens hem of haar ter beschikking worden gesteld en men heeft ook het inzage recht over haar of zijn eigen gegevens bij de secretaris van de vereniging.

Inschrijfformulier:

Als iemand vrijwilliger wil worden van de stichting POSO zal hij/zij een inschrijfformulier moeten invullen en ondertekenen, zodat men akkoord gaat met het verwerken en opslaan van de gegevens genoemd in punt 3 van dit reglement.

Het inschrijfformulier zal ook verwijzen naar dit reglement privacy beleid (zie bijlage)

Foto’s:

Bij POSO-activiteiten kan beeldmateriaal worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal zal eventueel worden gebruikt voor het jaarverslag, nieuwsbrief, website of een presentatie bij één van de activiteiten van de POSO. Dit zal bekend worden gemaakt bij aanvang van de activiteit en deelnemers kunnen dan aangeven dat zij niet gefotografeerd of gefilmd willen worden.

Geluidsopnames:

Door het bestuur zullen, indien noodzakelijk, opnames worden gemaakt van de vergaderingen. Dit zal bekend worden gemaakt bij aanvang van de vergadering.

Privacy beleid Stichting POSO

Op de jaarvergadering zal aandacht worden besteed aan het privacy beleid van het bestuur. Mochten daarover vragen of opmerkingen zijn, dan zal het bestuur daarmee op een gepaste wijze omgaan.

 

GA TERUG