POSO | VRIJWILLIGERSBELEID

(Versie 01-03-2020)

INLEIDING:

Voor de Stichting Plaatselijk Overleg Samenwerkende Ouderenorganisaties (hierna te noemen POSO) zijn de vrijwilligers onmisbaar. Daarom vindt de organisatie het belangrijk dat er ten aanzien van vrijwilligers goed beleid is vastgesteld en wordt uitgevoerd. Het vrijwilligersbeleid omvat het geheel aan voorwaarden om integer en veilig vrijwilligerswerk binnen de stichting te kunnen uitvoeren. Eveneens is in dit vrijwilligersbeleid het aannamebeleid verwoord en opgetekend. (Zie inhoudsopgave)

INHOUDSOPGAVE

1.1. Definitie van vrijwilligerswerk
1.2. Doelstellingen van het vrijwilligersbeleid
1.3. Visie op vrijwilligerswerk binnen de POSO
1.4. Doelstellingen voor de stichting
1.5. Doelstelling voor vrijwilligers bij de POSO
1.6. Positie van de vrijwilligers in de organisatie
1.7. Rechten en verwachtingen
1.8. Vrijwilligersfuncties

PRAKTISCHE UITWERKING VAN HET VRIJWILLGERSBELEID
2.1. Werving
2.2. Selectie
2.3. Bevestiging van de afspraken
2.4. De taak, functie, verantwoordelijkheid en bevoegdheid
2.5. Begeleiding
2.6. Voortgangsgesprekken
2.7. Scholing en training
2.8. Beëindiging van de samenwerking
2.9. Medezeggenschap
2.10. Geschillen
2.11. Werkomstandigheden
2.12. Privacy
2.13. Materiële regelingen
2.14. Evaluatie

 BIJLAGEN
– Vrijwilligersovereenkomst
– Gedragscodes
– Huishoudelijk reglement
– Privacyreglement
– Declaratieformulier

1. UITGANGSPUNTEN VAN HET VRIJWILLGERSBELEID

1.1. Definitie van vrijwilligerswerk
De Stichting POSO volgt de definitie van vrijwilligerswerk van de Vereniging Nederlandse Organisaties van Vrijwilligerswerk, NOV. Zij hanteren de volgende definitie:
a. Het geheel van activiteiten dat op vrijwillige basis wordt uitgevoerd.
b. Zonder financiële vergoeding (uitgezonderd eventuele onkostenvergoedingen)
c. Met een maatschappelijk doel en voor anderen, hetzij individuen, groepen of de samenleving in haar geheel.

1.2. Doelstelling van het vrijwilligersbeleid
De POSO wil, door middel van dit vrijwilligersbeleid, de plaats van de vrijwilliger in de stichting helder omschrijven en de rechten van de vrijwilliger en de verwachtingen van de stichting ten aanzien van haar vrijwilligers vastleggen.

1.3. Visie op het vrijwilligerswerk binnen de POSO.
Vanaf de start van de POSO is het werken met vrijwilligers vanzelfsprekend geweest. Voor de stichting vervullen de vrijwilligers een essentiële rol. De vrijwilligers dragen in belangrijke mate bij aan het behalen van de doelstellingen en resultaten van de POSO. Ook brengen zij hun ervaringsdeskundigheid als vrijwilliger in, vanuit diverse sectoren van de samenleving. Dat helpt de POSO alert te kunnen blijven inspelen op nieuwe ontwikkelingen in het werkveld. Als de stichting die vrijwilligers inzet in de gemeente Midden-Groningen stimuleert en ondersteunt, heeft de POSO een voorbeeldfunctie. De POSO biedt een brede range aan vrijwilligerswerkzaamheden aan en staat, binnen de mogelijkheden van begeleiding, open voor vrijwilligers van diverse leeftijden, afkomst en achtergrond, die door middel van vrijwilligerswerk hun persoonlijke doelstellingen willen realiseren.

1.4. Doelstellingen voor de stichting
De POSO is voor de uitvoering van haar activiteiten in hoge mate afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Hierdoor stelt de POSO behoorlijke eisen aan de vrijwilligers voor wat betreft hun beschikbaarheid, het nemen van verantwoordelijkheid en aan hun werk- en denkniveau. Vrijwilligers kunnen zich voor langere of korte tijd, structureel of incidenteel, aan de POSO binden. Met vrijwilligers worden afspraken gemaakt over hun werkzaamheden en tijdsinzet, waarbij de wensen de mogelijkheden van de individuele vrijwilliger het uitgangspunt zijn. De POSO staat nadrukkelijk open voor vrijwilligers die specifieke expertise en vaardigheden willen brengen die het organiseren van de activiteiten en bestuurlijke taken ten goede komen.

1.5. Doelstellingen voor vrijwilligers bij de POSO
De POSO vindt het belangrijk dat het vrijwilligerswerk voor de vrijwilligers een meerwaarde heeft. In de eerste plaats is het belangrijk dat het vrijwilligerswerk als plezierig wordt ervaren en dat binnen een prettige sfeer plaatsvindt. Verder kunnen vrijwilligers, afhankelijk van hun persoonlijke behoeften en motieven, met het vrijwilligerswerk bij de POSO:

a. hun kwaliteiten, vaardigheden en deskundigheid in de praktijk brengen en ontwikkelen.
b. invulling geven aan de wens om een maatschappelijke bijdrage te leveren.
c. vrijetijd zinvol en met plezier doorbrengen.
d. hun kansen op de arbeidsmarkt vergroten.

1.6. Positie van de vrijwilliger in de stichting
Binnen de POSO zijn geen beroepskrachten werkzaam. Beroepskrachten zijn allen die vanuit een betaalde functie werkzaamheden verrichten. Vrijwilligers zijn allen die vanuit betrokkenheid met de stichting, uit eigen keuze, onbetaalde werkzaamheden verrichten voor de POSO. Vrijwilligers worden geplaatst op basis van hun interesses, competenties en motivatie. De eindverantwoordelijkheid voor het werk van de vrijwilliger ligt bij het bestuur van de POSO. Het vrijwilligersbeleid is van toepassing op alle vrijwilligers waarmee door de POSO een vrijwilligersovereenkomst is afgesloten.

1.7. Rechten en verwachtingen
Vrijwilligers van de POSO hebben recht op:
1. Werk dat zo goed mogelijk aansluit op hun kwaliteiten en wensen.
2. Goede werkomstandigheden en een veilige werkplek.
3. Aandacht en waardering.
4. Goede begeleiding.
5. Scholing en training, in overleg en soms verplicht. Onkostenvergoeding.
7. Waarderingsbeleid.
8. WA-verzekering en ongevallenverzekering.
9. Een getuigschrift of referentie via LinkedIn na beëindiging van het dienstverband.

De stichting verwacht van de vrijwilligers dat zij:
a. zich conformeren aan het algemeen beleid van het vrijwilligersbeleid van de POSO.
b. dat hij/zij instemt met het aanvragen van een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG).
c. verhindering, ziekte en vakanties tijdig melden en zo mogelijk vervanging regelen door collega-vrijwilligers.
d. een gemotiveerde inzet tonen en afgesproken activiteiten verrichten.
e. zich houden aan de afgesproken omgangsregels t.a.v. deelnemers aan de activiteiten, samenwerkingspartners en beroepskrachten.
f. aanwezig zijn bij vrijwilligers overleggen en voortgangsgesprekken.
g. Een vrijwilligersovereenkomst aangaan met de organisatie.

1.8. Vrijwilligersfuncties
Vrijwilligers kunnen ondersteunende en uitvoerende taken verrichten t.a.v. de verschillende activiteiten die de POSO uitvoert of ondersteunt. De meest voorkomende vrijwilligersfuncties zijn:
➢ Begeleiding en organiseren van:
➢ Voorlichting op het gebied van gezondheid, veiligheid, vervoer, etc.
➢ Lifestyle beurs 50+
➢ Seniorenritten (auto en scootmobiel)
➢ Lotgenotengroep Slechtzienden
➢ Dag van de ouderen op1 oktober van ieder jaar
➢ Zomeractiviteiten: vissen, fietstochten etc.
➢ Uitstapje naar vroeger
➢ Culturele avonden bij de zorgcentra St. Jozef en De Burcht
➢ Activiteiten in samenwerking met: Het Aletta Jacobs College, Het Kielzog en HS88

2. PRAKTISCHE UITWERKING VAN HET VRIJWILLIGERSBELEID

2.1. Werving
De POSO werft nieuwe vrijwilligers d.m.v. het netwerk van de eigen vrijwilligers en vrijwilligersorganisaties.
Indien nodig wordt een wervingsadvertentie in de Vrijwilligerskrant Midden-Groningen geplaatst of in de lokale media. Daarnaast kunnen vrijwilligers hun inzet spontaan aanbieden aan de POSO. Om ervoor te zorgen dat er gemotiveerde en betrokken vrijwilligers worden aangetrokken, is van de veelvoorkomende en structurele vrijwilligersvacature bij de POSO een beschrijving gemaakt die minimaal de volgende elementen bevat:
a. Inhoud en omvang van werkzaamheden.
b. Opsomming van taken.
c. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden.
d. Werktijden.
e. Eventuele vergoedingen.

2.2. Selectie
Met iedere kandidaat-vrijwilliger vindt een kennismakingsgesprek plaats door een van de bestuursleden plaats waarin door beide partijen wordt besproken of de aangeboden functie bij zijn profiel past. Bij dit gesprek kan een collega-vrijwilliger en/of een ondersteuner vanuit de welzijnsstichting Kwartier Zorg & Welzijn aanwezig zijn.
Na afloop van het gesprek wordt afgesproken of en wanneer aanstelling in de betreffende functie plaatsvindt. Waar nodig kan een tweede gesprek plaatsvinden en in sommige gevallen kan iemand een dag meelopen.
Zo nodig zal er een controle plaats kunnen vinden van diverse referenties. Er is een proeftijd van twee maanden.

2.3. Bevestiging van de afspraken
Nadat een vrijwilliger is geselecteerd om de voor hem/haar gekozen werkzaamheden te verrichten, worden onderstaande zaken schriftelijk vastgelegd in een vrijwilligersovereenkomst:
1. Beschrijving van de werkzaamheden.
2. De omvang en duur van het vrijwilligerswerk.
3. De duur van de proeftijd (twee maanden).
4. De opzegtermijn.
5. De algemeen geldende afspraken en regels omtrent materiele vergoedingen, verzekeringen, vakanties en ziekte.

2.4. De taak, functie, verantwoordelijkheid en bevoegdheid
De vrijwilliger werkt alleen, met collega-vrijwilligers en of het bestuur. Het bestuur is verantwoordelijk voor het realiseren van de in het beleidsplan geformuleerde in het activiteitenplan uitgewerkte doelen. Als de werkzaamheden worden uitgevoerd door een vrijwilliger dan wordt de taak en de verantwoordelijkheid voor die taak, aan de betreffende vrijwilliger gedelegeerd en tevens de bevoegdheid om die taak naar behoren uit te voeren. Vanzelfsprekend vindt deze delegatie plaats op basis van wederzijdse wensen en op basis van kennis en vaardigheden van de vrijwilliger en binnen de grenzen van het vrijwilligersbeleid. Het bestuur is echter te allen tijde eindverantwoordelijk voor de uitvoering van de verrichte activiteit.

2.5. Begeleiding
Een collega-vrijwilliger wordt ingezet om de vrijwilliger in te werken bij de activiteiten van de POSO.

2.6. Voortgangsgesprekken
De voortgangsgesprekken hebben als doel eenmaal of vaker per jaar stil te staan bij de wederzijdse samenwerking en wensen.
Ter sprake komen onder andere de werkomstandigheden, samenwerking, werkmateriaal, wensen en behoeften voor de toekomst en mate van ontplooiing van de vrijwilliger. De afspraken worden vastgelegd in een voortgangsformulier. De vrijwilliger ontvangt een kopie van het verslag.

2.7. Scholing en training
De POSO biedt waar mogelijk scholing en training aan die noodzakelijk is voor het uitoefenen van het vrijwilligerswerk. Dit gebeurt altijd in overleg met de vrijwilliger. Bij veranderende eisen aan de functie en werkzaamheden kunnen noodzakelijke scholingen verplicht gesteld worden.

2.8. Beëindiging van de samenwerking
Mocht een vrijwilliger afscheid nemen van de POSO dan wordt er een exitgesprek aangeboden. In het exitgesprek wordt de samenwerking geëvalueerd en worden desgewenst afspraken gemaakt over hoe de vrijwilliger nog bij de organisatie betrokken wil blijven. Het bestuur voert dit gesprek met de vrijwilliger. De uitkomsten worden gedocumenteerd en eventuele gesignaleerde knelpunten worden besproken in het bestuurlijk overleg.
De POSO hanteert voor haar vrijwilligers geen leeftijdgrenzen.

2.9. Medezeggenschap
Vrijwilligers hebben invloed op hun directe werkzaamheden middels regelmatig vrijwilligersoverleg. Adviezen van de vrijwilligers worden door het bestuur meegewogen in hun beslissingen.
Vrijwilligers kunnen, indien nodig, rechtstreeks contact opnemen met het bestuurslid dat de portefeuille Vrijwilligers in beheer heeft of het bestuurslid dat vertrouwenspersoon is voor de vrijwilligers.
Eén keer per jaar is er een algemene vrijwilligersbijeenkomst waar vrijwilligers geïnformeerd worden over de ontwikkelingen in de organisatie.

2.10. Geschillen
Een geschil wordt in eerste instantie besproken met het bestuur.

2.11. Werkomstandigheden
De Arbowetgeving geldt in beginsel niet voor vrijwilligers. De POSO heeft wel een zorgplicht en voert deze ook uit. Voor de vrijwilligers zijn de volgende maatregelen van toepassing.
– De vrijwilliger heeft een goede en veilige werkplek.

2.12. Privacy
De POSO is gehouden aan de wet op de privacy. Daartoe is een privacyreglement opgesteld. Ook in de vrijwilligersovereenkomst wordt verwezen naar dit privacyreglement.
De vrijwilliger dient dit reglement na te leven. Dat betekent dat ook de vrijwilliger de verplichting tot geheimhouding heeft van wat ter kennis is gekomen en waarvan hij weet of redelijkerwijs behoort te weten, dat het van vertrouwelijke aard is. Dit geldt ook na beëindiging van het vrijwilligerswerk voor de POSO.

2.13 Materiele regelingen
Voor alle bij de POSO werkzame vrijwilligers gelden onderstaande regelingen:

Onkostenvergoeding
De kosten die de vrijwilliger maakt als gevolg van de uitvoering van de afgesproken werkzaamheden worden vergoed. Hierover worden vooraf afspraken gemaakt met het bestuur. Via een declaratieformulier kunnen de gemaakte kosten worden ingediend.

Verzekeringen
De vrijwilliger is bij de POSO verzekerd voor Wettelijke Aansprakelijkheid en Ongevallen. Vrijwilligers bij de POSO zijn tijdens hun werk als vrijwilliger verzekerd via de gemeente Midden-Groningen. De administratie hiervan berust bij de Stichting Kwartier Zorg & Welzijn.

Vrijwilligerswerk en een uitkering
De POSO adviseert vrijwilligers met een uitkering altijd vooraf te overleggen met de uitkeringsinstantie over toestemming voor het verrichten van vrijwilligerswerk en de geldende voorwaarden.

2.14 Evaluatie
Het vrijwilligerswerk wordt eens is de drie maanden geëvalueerd in het vrijwilligersoverleg en zo nodig bijgesteld.

GA TERUG